Firma w domu: małe AGD w kosztach podatkowych firmy
Zarejestrowanie firmy pod swoim miejscem zamieszkania to dość częste rozwiązanie, zwłaszcza w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych o niewielkiej skali. W związku z tym przedsiębiorcy często zastanawiają się nad zasadami dotyczącymi zaliczania domowych wydatków do kosztów uzyskania przychodu – jak to wygląda w przypadku małego sprzętu AGD?
Koszty uzyskania przychodu – definicja a sprzęt AGD
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa koszty uzyskania przychodu jako wszelkie wydatki, które są ponoszone przez firmę w celu zabezpieczenia źródła przychodu lub osiągnięcia nowych przychodów. W praktyce oznacza to, że każdy wydatek musi być bezpośrednio związany z wykonywaną działalnością.
W niektórych przypadkach to rozróżnienie jest jednak stosunkowo trudne do określenia – jak ma to miejsce np. przy sprzętach AGD. Czy czajnik, ekspres do kawy i lodówka mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu? Jeśli tego typu urządzenia służą celom firmowym, nie ma żadnych przeciwwskazań, by zaliczyć je do kosztów – mogą one w końcu np. służyć do zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków, co w pośredni sposób wpływa na efektywność pracy, a tym samym na przychody firmy. Nieco bardziej skomplikowana jest jednak kwestia zakupów w sytuacji, w której przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników.
Działalność w domu bez pracowników
Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność w swoim domu, ale nie zatrudnia pracowników, zakup sprzętu AGD może być trudniejszy do uzasadnienie w kontekście kosztów. Organy podatkowe mogą zakwestionować takie wydatki, uznając je za prywatne, a nie firmowe. O ile przy niektórych sprzętach, takich jak drukarki czy akcesoria komputerowe, łatwiej jest uzasadnić wykorzystanie sprzętu w firmie, przy małym AGD może to wyglądać inaczej. W niektórych przypadkach możliwe jest podzielenie kosztów za wyposażenie używane zarówno do celów prywatnych, jak i firmowych – przykładowo, jeśli 30% powierzchni mieszkania jest przeznaczone na działalność gospodarczą, można bez większych przeszkód zaliczyć 30% wartości zakupu sprzętu do kosztów uzyskania przychodu.
Małe AGD w kosztach – co mówią organy podatkowe?
Kwestia sprzętów AGD w kosztach jest poruszana w sprawach podatkowych już od dłuższego czasu – można sięgnąć m.in. po wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z roku 2006 (II FSK 1224/05). W tym przypadku analiza dotyczyła urządzeń takich jak frytkownica, grill, golarka czy żelazko, jednak sąd uznał, że z dużym prawdopodobieństwem są one wykorzystywane do celów prywatnych, a podatnicy nie byli w stanie wykazać, że są to sprzęty używane w faktycznych działaniach firmy. Jeśli jednak przedsiębiorca może udowodnić związek urządzeń z uzyskiwanym przychodem, wydatki na poszczególne produkty mogą być zaliczone do kosztów.
Czy firmowy sprzęt musi znajdować się w domu?
Co do zasady sprzęt zakupiony na potrzeby przedsiębiorstwa powinien znajdować się w siedzibie firmy, czyli w tym przypadku w domu. Przepisy zostawiają jednak pewną furtkę, umożliwiając wykorzystanie urządzeń poza siedzibą, z odpowiednim uzasadnieniem. W przypadku np. komputerów jest to dość prosta sytuacja – z reguły wystarczy prosty dokument, który potwierdza, że dany pracownik wykorzystuje urządzenie w domu do wykonywania swoich obowiązków zawodowych. Sprzęty AGD są natomiast z reguły stosowane w konkretnym miejscu, przez co powinny być umieszczone w lokalizacji, pod którą prowadzona jest działalność. Co ważne, jeśli na firmę przeznaczona jest wyznaczona część domu lub mieszkania – np. jedno pomieszczenie – sprzęt musi znaleźć się właśnie w tej części.
O czym jeszcze pamiętać przy zakupie sprzętu AGD na firmę?
Oprócz kwestii związanych z wykorzystaniem urządzeń należy mieć na uwadze także poprawną dokumentację zakupów. Podstawowym dokumentem potrzebnym do rozliczeń z fiskusem jest faktura potwierdzająca transakcję, ale w niektórych przypadkach może to być także paragon lub inny dokument zakupu. Kluczowe jest też udokumentowanie związku wydatku z prowadzoną działalnością, a w przypadku sprzętu używanego zarówno prywatnie, jak i firmowo można zdecydować się na proporcjonalne rozliczanie kosztów.
